Wann sich Individualsoftware rechnet
Individualsoftware lohnt sich, wenn Standardprogramme Ihren Ablauf nicht abbilden und Ihr Team deshalb mit Excel-Listen, doppelter Datenerfassung und E-Mail-Abstimmungen arbeitet. Eine einfache Rechnung hilft: Wie viele Stunden pro Woche gehen dafür verloren, und was kostet diese Zeit über zwei oder drei Jahre?
Umgekehrt gilt: Wenn eine gängige Standardsoftware Ihren Ablauf zu großen Teilen abdeckt, ist sie meist die günstigere Wahl. Dann kann eine Schnittstelle oder eine kleine Erweiterung die Lücke schließen.
Die wichtigsten Kostenfaktoren
Software wird nicht nach Bildschirmen oder Seiten bezahlt, sondern nach Aufwand. Den größten Einfluss hat, wie viele Arten von Daten verwaltet werden und wie viele Regeln dabei gelten. Eine Auftragsverwaltung, in der jeder alles darf, ist deutlich einfacher als eine, in der Außendienst, Büro und Geschäftsführung unterschiedliche Rechte und Freigabeschritte haben.
Ebenfalls wichtig: Muss die Software mit vorhandenen Systemen sprechen? Jede Anbindung an Buchhaltung, Shop oder Warenwirtschaft ist ein eigener Baustein mit eigenem Aufwand.
- Anzahl der Datenobjekte, etwa Kunden, Aufträge, Artikel, Termine
- Rollen und Berechtigungen: Wer darf was sehen und ändern?
- Freigabeprozesse, Dokumente und Benachrichtigungen
- Schnittstellen zu Buchhaltung, Shop, CRM oder ERP
- Übernahme bestehender Daten aus Excel oder Altsystemen
- Anzahl der Nutzer, Datenmenge und Sicherheitsanforderungen
Lieber gleich konkret? Wählen Sie die Funktionen, die Sie brauchen – der Preisrechner zeigt Ihnen sofort eine unverbindliche Spanne.
Jetzt berechnenWas einzelne Funktionen kosten
Die Richtwerte leiten sich aus den geschätzten Entwicklungsstunden unseres Preisrechners ab (109 € pro Stunde, anteilig mit Projektleitung und Tests). Das Grundgerüst mit Anmeldung, Datenbank und Oberfläche liegt bei rund 1.350 €; jedes Datenobjekt mit Liste, Suche und Bearbeitung kommt mit rund 400 € hinzu, ab dem vierten etwas günstiger.
| Funktion | Richtwert | Hinweis |
|---|---|---|
| Rollen und Berechtigungen | ca. 650 € | bis zwei Rollen, jede weitere ca. 200 € |
| Formulare und Freigaben | ca. 1.350 € | mehrstufig, mit Prüfschritten |
| Dokumenterstellung (PDF aus Vorlagen) | ca. 1.050 € | eine Vorlage, jede weitere ca. 350 € |
| Dashboard mit vier Auswertungen | ca. 1.550 € | Diagramme und Kennzahlen |
| Berichte und Exporte (PDF, CSV, Excel) | ca. 800 € | Auswertungen auf Knopfdruck |
| Kalender und Terminplanung | ca. 1.850 € | Termine, Ressourcen, Schichten |
| Kundenportal | ca. 1.850 € | Kunden sehen Aufträge und Dokumente selbst |
| Mandantenfähigkeit | ca. 2.650 € | mehrere Firmen sauber getrennt, höheres Risiko |
| Zwei-Faktor-Anmeldung | ca. 550 € | zusätzlicher Schutz per Authenticator-App |
Drei typische Größenordnungen
Ein internes Werkzeug mit drei Datenobjekten, Anmeldung und einem Export landet meist im Bereich unseres Pakets Einfach ab 1.890 €. Eine Anwendung mit mehreren Rollen, Freigaben, Dokumenten und einem Dashboard bewegt sich im Paket Erweitert ab 4.500 €. Systeme, an denen Ihr Tagesgeschäft hängt – mit Mandanten, mehreren Schnittstellen und Änderungsprotokoll – beginnen im Paket Professionell ab 7.500 €.
Am Markt sind die Spannen deutlich breiter: Freelancer und Agenturen nennen für vergleichbare Projekte häufig fünfstellige Beträge, größere Systeme liegen schnell im sechsstelligen Bereich. Vergleichen Sie deshalb immer den konkreten Leistungsumfang, nicht nur die Endsumme.
Laufende Kosten
Individualsoftware hat keine Lizenzgebühren pro Nutzer, braucht aber Betrieb und Pflege: Hosting, Sicherungen, Sicherheitsupdates und gelegentliche Anpassungen. Hosting mit Wartung beginnt bei uns bei 49 € im Monat. Neue Funktionen nach Projektende berechnen wir mit 109 € pro Stunde, kleine Änderungen mit 65 € pro Stunde.
Rechnen Sie zum Vergleich die Lizenzkosten einer Standardsoftware über mehrere Jahre und alle Nutzer hoch. Bei vielen Arbeitsplätzen verschiebt sich das Verhältnis oft zugunsten der eigenen Lösung.
Typische Fehler und versteckte Kosten
Die meisten Kostensteigerungen entstehen nicht durch Technik, sondern durch einen Umfang, der während des Projekts wächst. Deshalb lohnt sich eine gründliche Anforderungsanalyse vor dem Angebot: Sie kostet etwas Zeit, verhindert aber teure Richtungswechsel mitten in der Entwicklung.
- alle Wünsche in die erste Version packen, statt mit dem wichtigsten Ablauf zu beginnen
- Datenübernahme unterschätzen: Uneinheitliche Excel-Listen müssen bereinigt werden
- keine automatisierten Tests und keine Dokumentation – spätere Änderungen werden dann teuer
- Quellcode und Nutzungsrechte nicht vertraglich geregelt
- Einführung und Schulung des Teams nicht eingeplant
Beispiel und Vorgehen bei Midgard Solutions
Für den Großhandel MY Trading haben wir ein B2B-Bestellportal entwickelt, das Artikel und Preisgruppen aus Lexware übernimmt und Bestellungen als Datei zurück nach Lexware liefert. Das Portal ist mit 452 automatisierten Tests abgesichert.
Der Preisrechner liefert Ihnen eine unverbindliche Einschätzung als Budgetspanne, alle Preise netto zzgl. MwSt. Nach einer Anforderungsanalyse erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit Festpreis und eindeutigem Umfang. Das Erstgespräch bis 20 Minuten ist kostenlos; weitergehende Beratung kostet 80 € pro Stunde.
Unsere Festpreise im Überblick
Alle Preise netto zzgl. MwSt. Den genauen Umfang klären wir im kostenlosen Erstgespräch.
Interne Werkzeuge, Formulare und überschaubare Datenverwaltung.
Benutzerrollen, Dashboards, Dokumente und Schnittstellen.
Geschäftskritische Prozesse, Mandantenfähigkeit und Integrationen.
Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher USt. Verbindlich ist das schriftliche Angebot.