Automatisierung ohne und mit KI
Viele wiederkehrende Aufgaben lassen sich mit festen Regeln automatisieren: Erinnerungen verschicken, Berichte erzeugen, Daten nachts abgleichen. Das ist günstig, zuverlässig und ohne laufende KI-Kosten.
KI kommt ins Spiel, wenn Inhalte verstanden werden müssen: eine Rechnung auslesen, eine Anfrage einem Thema zuordnen oder eine Frage aus Ihren Handbüchern beantworten. Diese Funktionen sind aufwendiger, weil Ergebnisse geprüft und Grenzfälle abgefangen werden müssen.
Die wichtigsten Kostenfaktoren
Der Preis einer KI-Automatisierung hängt weniger vom eingesetzten Modell ab als von allem drumherum: Woher kommen die Daten, wie werden sie aufbereitet, wohin gehen die Ergebnisse, und was passiert, wenn die KI unsicher ist? Ein sauber angebundenes Postfach, eine klare Ablage und eindeutige Regeln für Sonderfälle machen oft mehr Aufwand aus als die KI-Funktion selbst.
- Anzahl und Komplexität der Abläufe
- Art der Eingangsdaten: strukturierte Formulare oder freie Texte und Scans
- Datenmenge und Häufigkeit der Verarbeitung
- Anbindung an bestehende Systeme wie Postfach, Buchhaltung oder CRM
- Prüfschritte durch Mitarbeitende bei kritischen Entscheidungen
- Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen
Lieber gleich konkret? Wählen Sie die Funktionen, die Sie brauchen – der Preisrechner zeigt Ihnen sofort eine unverbindliche Spanne.
Jetzt berechnenRichtwerte für typische Automatisierungen
Die Werte leiten sich aus den geschätzten Entwicklungsstunden unseres Preisrechners ab (109 € pro Stunde, anteilig mit Projektleitung und Tests). KI-Bausteine haben ein höheres Risiko; der Rechner zeigt hier bewusst eine breitere Spanne, die nach oben deutlich abweichen kann.
| Baustein | Richtwert | Beispiel |
|---|---|---|
| zeitgesteuerte Aufgaben | ca. 400 € | nächtlicher Export, tägliche Auswertung |
| automatisierte E-Mails | ca. 1.050 € | Terminerinnerung, Zahlungserinnerung, Bestätigungen |
| Workflow mit einem Ablauf | ca. 2.550 € | Regeln, Bedingungen, Schritte; jeder weitere Ablauf ca. 550 € |
| KI-Klassifizierung | ca. 1.050 € | Anfragen oder Tickets automatisch einsortieren |
| KI-Datenextraktion | ca. 1.600 € | Rechnungen, Lieferscheine oder Formulare auslesen |
| KI-Assistent | ca. 1.850 € | Chat-Assistent, der Ihre Daten kennt |
| KI-Dokumentensuche | ca. 3.200 € | Antworten aus Handbüchern und Verträgen |
| menschliche Freigabe für KI-Ergebnisse | ca. 800 € | bei vorhandener Rollenverwaltung |
Laufende Kosten
KI-Funktionen verursachen Nutzungsgebühren beim jeweiligen Anbieter, meist abgerechnet nach der verarbeiteten Textmenge. Bei überschaubaren Mengen, etwa einigen Hundert Belegen im Monat, bleiben diese Kosten häufig im ein- bis niedrigen zweistelligen Eurobereich; bei großen Dokumentenbeständen oder vielen Chat-Anfragen steigen sie entsprechend. Wir schätzen sie vor dem Start für Ihr Volumen ab.
Dazu kommen Hosting und Wartung, bei uns ab 49 € im Monat. Regelbasierte Automatisierungen ohne KI haben keine Nutzungsgebühren und laufen auf dem normalen Hosting mit.
Wann sich Automatisierung lohnt
Eine einfache Rechnung genügt: Wie oft fällt die Aufgabe an, wie lange dauert sie von Hand, und was kostet diese Zeit? Wenn eine Mitarbeiterin jede Woche mehrere Stunden Belege abtippt oder Anfragen sortiert, ist eine Automatisierung im unteren vierstelligen Bereich oft nach überschaubarer Zeit bezahlt. Seltene Aufgaben mit vielen Ausnahmen lohnen sich dagegen kaum.
Beginnen Sie mit dem Ablauf, der am häufigsten vorkommt und die klarsten Regeln hat. So sehen Sie schnell, ob sich der Ansatz bewährt, bevor Sie weitere Abläufe automatisieren.
Typische Fehler
KI-Ergebnisse sind nicht immer richtig. Wer das bei der Planung ignoriert, zahlt später durch Fehlbuchungen, falsche Antworten an Kunden oder aufwendige Nacharbeit. Eine gute Automatisierung erkennt unsichere Fälle und legt sie einem Menschen vor, statt still zu raten.
- KI einsetzen, wo eine feste Regel genügt hätte
- keine menschliche Prüfung bei Zahlungen, Verträgen oder Kundenkommunikation
- unklar, welche Daten an welchen Anbieter übertragen werden
- laufende Nutzungsgebühren nicht abgeschätzt
- den Sonderfall zur Regel machen und die Automatisierung dadurch überfrachten
Beispiel und Vorgehen bei Midgard Solutions
Im B2B-Portal für MY Trading laufen vier tägliche Automatisierungen, darunter die Erkennung von Bestellrhythmen und eine Erinnerung an fällige Nachbestellungen. Der Import der Artikeldatei läuft als Hintergrundprozess mit Protokoll.
Welche Daten an welchen Anbieter gehen, legen wir vor der Umsetzung transparent fest. Der Preisrechner liefert eine unverbindliche Einschätzung als Budgetspanne, alle Preise netto zzgl. MwSt.; das verbindliche Angebot mit Festpreis folgt nach Prüfung Ihrer Abläufe. Das Erstgespräch bis 20 Minuten ist kostenlos.